ビジネスマナー【報連相】について学ぼう

新入社員必見！報連相の基本

ビジネスマナーを理解している人の方がお仕事で信頼されやすくなります。

ビジベスマナーのない人はこんなことをします。

• 会ったこともない人に対して、SNSで急に不適切なアンチコメントをする、
• 趣旨のよく分からない自分の思いを長々と一方的に書いたDMを送りつける
• 宛名も挨拶文もなくいきなり自社の商品を売り込もうとしてくる

ビジネスマナーとは相手を困らせないための配慮で

お互い気持ちよくお仕事ができるようにするための言葉遣い・礼儀作法のことです。

新入社員の皆さんは、これから年代が上の方とも関わっていく中でご不安に思うこともあるかもしれません。

今日はビジネスマーの基本報連相とこのフレーズだけ覚えておけば上司との関係がうまくいくフレーズをお伝えします。

報連相の基本マナー

報告・連絡・相談のことです。日本の証券会社の社長山崎富治さんが広めた考え方です。

報告のタイミングは

仕事の進捗状況の中間報告や、仕事の進め方に修正等がある時にします。

ミス・トラブルが起きた時は迅速に報告しましょう。

口頭だけですと「言った言わない」の水掛論になりますので、必要があれば書面も残してください。

報告で大切なフレーズは

「恐れ入ります。今お時間（3分程）よろしいでしょうか」です。

最初に何分くらい時間がかかりそうということをお伝えしましょう。

かなりまずそうなことでしたら、上司が忙しそうでも勇気を持って伝えましょう。

連絡について

連絡は今から未来のことを共有するときに使います。

懇親会の予定を伺うとか、新しく部署に人が加わるといったことも連絡になります。

連絡は早め早めにしましょう。例えば、帰社するタイミングで渋滞に巻き込まれた、打ち合わせに間に合いそうにない。

そうした時は打ち合わせギリギリの時刻ではなく、間に合いそうにないことが分かった時点で連絡をしましょう。

連絡のポイントは外出時・不在時こそまめにしましょう。「これから〇〇の件でA社に打ち合わせに行きます。14時に帰社予定です。」というように

いつ頃自分が戻るかをお伝えしましょう。口頭だけでなくメールや部内で共有できるボードなどに記入するのもいいかもしれません。

報連相で一番大切な相談

多くのミスや悲劇はこの相談がうまく機能しなかった時に起こります。

「これをしろと言われたけどやり方が分からない、やり方を聞いたけれど自分で考えろと言われてなにもできないまま半日が過ぎた。」

これは生産性を著しく下げてしまいますね。

では、実際に新入社員が取引先に送った資料にミスがあったことが発覚したとしましょう。

取引先からの指摘で気がつきました。どうやら日付と曜日が違っていて混乱を招いたようです。

これは事実を述べただけ。語尾を濁しているから何が言いたいのかわかりませんね。

相談された先輩が大変です。

自分なりの意見を入れて伝えてみましょう。

これだと上司は「イエス」か「ノー」を言うだけでいいので楽ですね。

悪い例の質問だと、「どの資料？」とか「どんな間違い」で「あなたはどうしたいの？」と聞かなければいけません。

仕事は限られた時間の中で成果を出さなかればいけません。

そのためには先輩や上司の手間隙を省く努力をする必要があります。

もし、自分で今後の動きをどうすればいいか分からないときにはそれを率直に伝えましょう。

困っているがどうして良いか分からない時の聞き方

「今お時間よろしいでしょうか、相談です。

先日の商談でミスがありました。取引先のBさんを怒らせてしまったかもしれません。

こう言う状況でどのように対応すべきなのか判断できません。恐れ入りますが、アドバイスをいただけますか？」

このように伝えれば上司は一緒に考えてくれるでしょう。

恐縮して語尾を濁すと伝わらないので気をつけましょう。

会社の先輩は親でも先生でもありません。

言語化するために必要なこと

まずは自分の中で「この先輩に何をして欲しいのだろう」と問いかけて

きちんと整理してお伝えしてください。

新社会人になった皆さん、上司や先輩方とうまくやれるかご不安になるかもしれませんが、

ビジネスマナーを理解して行動できる人は人から信頼され好かれます。